Agent File Distribution System

Εφαρμογή Μαζικής Αποστολής Αρχείων προς Συνεργάτες

Περιγραφή εφαρμογής.

Η εφαρμογή έχει σαν στόχο την μαζική και αυτόματη Αποστολή Αρχείων προς τις συνεργαζόμενες Ασφαλιστικές Επιχειρήσεις.

Μπορεί να εξάγει αρχεία σε μορφή TXT και CSV, όπως ακριβώς τα εξάγει και το Insurance Works της BlueByte Software. Η διαφορά εδώ είναι ότι δεν απαιτείται επιπλέον παραμετροποίηση. Ότι υπάρχει στα ειδικά στοιχεία συμβολαίου του κάθε κλάδου, θα εξαχθεί αυτούσιο.

Μπορεί να επιλέξει ο χρήστης αν θα εξάγεται η όχι η προμήθεια του συνεργάτη.

Μπορεί να προγραμματιστεί μέσα από τον προγραμματισμό των Windows και να στέλνει ΑΥΤΟΜΑΤΑ αρχεία καθημερινά.

Υποστηρίζει την δημιουργία Profiles Αποστολής που ο χρήστης επιλέγει τι θα περιλαμβάνει η αποστολή. Καθώς και τον τίτλο και το περιεχόμενο του Email.

Η πρώτη ενέργεια που πρέπει να γίνει είναι να καταχωρηθούν τα στοιχεία σύνδεσης με την βάση του Insurance Works.

Την πρώτη φορά που θα γίνει δημιουργία αρχείων απαιτείται χρήστης με δικαιώματα δημιουργίας αρχείων.

Τις επόμενες φορές αρκεί να έχει απλά δικαιώματα.

Πρέπει να έχετε ήδη δημιουργήσει στα Ειδικά Στοιχεία Συνεργατών , πεδίο (λογικό true/false Ναι /Οχι) με το οποίο θα επιλέγεται η αποστολή η όχι σε κάθε συνεργάτη.

Πρέπει να το επιλέξετε στο πεδίο: Ειδικό Πεδίο Συνεργάτη.

Επιλέξτε το είδος του αρχείου που θα στείλετε.

Επιλέξτε τον τρόπο Αποστολής Email.

Αν επιλέξετε Outlook, αυτό πρέπει να είναι >  2010.

Αν επιλέξετε SMTP, θα πρέπει να καταχωρήσετε τις απαραίτητες ρυθμίσεις του Provider.

O κατασκευαστής δεν φερει ευθύνη για την σωστή ρύθμιση και λειτουργία του EMail .

Profiles Αποστολών.

Η καρδιά της εφαρμογής είναι τα Profiles Αποστολών.

-Πατάτε New Profile.

-Γράφετε τα κείμενα που επιθυμείτε.

-Πηγαίνετε στην πρώτη οθόνη και επιλέγετε Εταιρείες, Κλάδους και Κατηγορίες Συμβολαίων που θέλετε να περιλαμβάνονται στο profile.

Προσοχή. Δεξί κλικ εμφανίζει μενού Επιλογή/Αποεπιλογή όλων.

Μη επιλογή σημαίνει ότι δεν φεύγει τίποτα. Πρέπει να υπάρχει τουλάχιστον μια επιλογή σε κάθε κατηγορία.

Διπλό Κλικ εφαρμόζει το Profile που έχετε επιλέξει.

Clear All , μηδενίζει όλες τις επιλογές.

Αυτόματη Αποστολή Αρχείων

-Επιλέξτε το Profile Που θέλετε.

-Επιλέξτε αν τα αρχεία θα έχουν ημερομηνία έκδοσης ή καταχώρησης.

-Η ημερομηνία θα είναι μια ημέρα πίσω.

-Η εφαρμογή, όταν έρθει η ώρα λειτουργίας, στέλνει τα αρχεία και τερματίζει.

Προσοχή.

Μη αποσταλμένα αρχεία θα τα δείτε στον αντίστοιχο φάκελο.

Μπορείτε να ελέγξετε το ημερολόγιο αποστολής για το αποτέλεσμα.

Λειτουργίες Παρακολούθησης

Με την σειρά που εμφανίζονται :

-Log File Αποστολών σε CSV μορφή.

-Αρχείο με τα απεσταλμένα αρχεία, με τη μορφή ΚωδΣυνεργατη+Ημερομηνια πχ 30006Date12032019

-Αρχείο με τα εκκρεμή αρχεία που δεν έφυγαν λόγω προβλήματος σε Email.

-Εμφάνιση Βοήθειας.

Επιλογή Συνεργατών Προς Αποστολή

By Default εμφανίζει αυτούς που έχετε επιλέξει στα ειδικά στοιχεία την αποστολή τους. Αν το Email δεν είναι σωστό, δεν μπορείτε να τους επιλέξετε.

Αν επιθυμείτε να τους δείτε όλους επιλέξτε το Όλοι οι συνεργάτες .

Προσοχή. αν κάποιος έχει email αλλά φαίνεται να είναι λάθος, σβήστε το και ξανακαταχωρείστε το, γιατί θα έχει χαρακτήρες που δεν φαίνονται , όπως γίνεται όταν κάνετε Copy/Paste .

ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΛΑΘΟΣ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ.

Επιλογή Κλάδου, Εταιρείας , Κατηγορίας Συμβολαίου

Προσοχή. Πρέπει να έχει τουλάχιστον μια επιλογή.

Δεξί κλικ εμφανίζει μενού

Επιλογή/ΑποΕπιλογή Όλων.

Χειροκίνητη Διαδικασία

Επιλέξτε το εύρος ημερομηνίας που επιθυμείτε να στείλετε στους συνεργάτες σας.

TIP . Πατήστε το πλήκτρο ΕΛΕΓΧΟΣ για να δείτε άμεσα το αποτέλεσμα. Αριθμός Παραστατικών ανα συνεργάτη.

Προσοχή . Όπως είπαμε στην αυτόματη διαδικασία, επιλέγονται τα παραστατικά με χθεσινή ημερομηνία  Έκδοσης ή καταχώρησης

Αποστολή Χειροκίνητη

Επιλέξτε το εύρος ημερομηνίας που επιθυμείτε να στείλετε στους συνεργάτες σας.

Επιλέξτε και εφαρμόστε (διπλό κλικ) το επιθυμητό Profile.

Μπορείτε να κάνετε διόρθωση τελευταίας στιγμής πριν την αποστολή.

Επιλέξτε τους συνεργάτες που επιθυμείτε, η αφήστε το όπως είναι για να πάει σε όλους τους επιλεγμένους.

Πατήστε Έναρξη Αποστολής.

Αποστολή Αυτόματη

Με την εκκίνηση της εφαρμογής ξεκινά η αντίστροφη μέτρηση για την αποστολή. Μπορείτε να την ακυρώσετε ανά πάσα στιγμή.

Προσοχή 1 . Επιλογή του Checkbox Εξαγωγή Μόνο, ακυρώνει την αποστολή με Email. Δημιουργεί ΜΟΝΟ τα αρχεία τα οποία θα τα βρείτε στον αντίστοιχο φάκελο.

Προσοχή 2. Μόνο ένα αρχείο ανά συνεργάτη ανά ημέρα φυλάσεται στον φάκελο. Αν δημιουργήστε ξανά αρχείο, θα αντικαταστήσει το προηγούμενο.

Email για πληροφορίες : info@crmapps.gr?